PREPARACIÓN PARA LA IMPRESIÓN

Objetivos

• Realizar búsquedas y reemplazamiento.
• Confeccionar cabeceras y pies de página.
• Detectar y corregir errores con la revisión ortográfica.
• Buscar sinónimos para mejorar la redacción.
• Usar la inserción automática de guiones.
• Configurar las páginas.
• Imprimir documentos.

• Búsqueda y sustitución de caracteres.
• Cabeceras y pies.
• El menú Herramientas: Ortografía, Sinónimos, Guiones, ...
• Configurar página.
• Presentación preliminar.
• Impresión.

ACTIVIDADES

    Para realizar las actividades guiadas abre el fichero Corregir.sxw y sigue las instrucciones que contiene.

ACTIVIDADES OPCIONALES

• Investiga la utilidad de la opción Referencia del menú Insertar. Anota tus conclusiones.
• Comprueba la utilidad de la opción Marcador de texto... del menú de Insertar. Introduce marcadores, en alguno de los documentos, y aprende a usarlos apoyándote en la Ayuda.

En muchas ocasiones los documentos que tenemos que escribir se adaptan a un mismo formato. Por ejemplo, para escribir una carta o para enviar un fax, hay un formato que es igual en todos ellos. Esto se puede realizar definiendo una Plantilla que puede generarse, desde el procesador de textos, como un documento más, y después salvarla con Archivo - Guardar como... utilizando la opción OpenOffice.org 1.0 Plantilla de documento de texto que encontrarás en la lista desplegable Guardar como archivo de tipo: o bien, utilizar directamente una plantilla de las que el programa trae predefinidas en Archivo - Nuevo - Plantillas y documentos - Documentos de texto.

• Crea un plantilla con el nombre Carátula de fax, que debe incluir los siguientes apartados: Nombre completo, empresa, dirección completa, teléfono y fax del remitente, nombre completo, empresa y fax del destinatario, fecha completa (incluido día de la semana), hora de la transmisión, número de registro, número de páginas y texto. Guárdala como Plantilla.

Demos un repaso...

Búsqueda de caracteres  

En el menú de Editar encontrarás las órdenes Buscar y reemplazar..... La orden de buscar situará el cursor sobre el carácter o cadena de caracteres que especifiques (si existe), pero el programa empezará a buscar siempre desde la posición donde está el cursor hasta el final del texto, aunque, cuando llegue al final, te preguntará si quieres seguir buscando desde el principio hasta la posición del cursor.

Sustitución de unos caracteres por otros 

La opción Reemplazar con (de Buscar y reemplazar.....) te permite sustituir una letra, una palabra o una cadena de caracteres cualquiera, por otra. Se puede hacer el cambio de unos caracteres por otros: una sola vez, varias veces consecutivas, todas las veces que haya coincidencia en todo el texto o en un bloque de texto resaltado.

Revisión ortográfica y de estilo 

El procesador de textos te proporciona una ayuda para revisar los documentos, por medio de la opción Ortografía - Revisar..., que está dentro de la opción de menú Herramientas. La revisión se lleva a cabo por medio de un diccionario, de forma que cuando localiza una palabra del escrito que no se encuentra incluida en el diccionario, lo indica y aparece escrita en una ventana donde podrás reemplazarla. Puede ocurrir que sea una palabra escrita de forma incorrecta, en cuyo caso podrás corregirla y pulsar el botón , o bien puede ser correcta y, en ese caso, la incluirás en el diccionario con el botón para que la reconozca en el futuro, o simplemente decir que no la tenga en cuenta, con el botón , si es que no queremos incorporarla al diccionario; por ejemplo, si es una palabra de otro idioma.

Si quieres utilizar los sinónimos, debes resaltar primero la palabra que quieres sustituir y, después, seleccionar la opción Sinónimos... del menú Herramientas. Si no encuentra esa palabra en su diccionario se muestra el mensaje que lo indica. En el caso de los verbos hay que procurar emplear el infinitivo y en los sustantivos y adjetivos es preferible utilizar el singular. En algunas ocasiones no tendrás más remedio que buscar el sinónimo del sinónimo.

Configuración de páginas

    Desde el menú Formato - Página... podrás definir los parámetros de configuración de la página (tamaño del papel, márgenes de la página, color del fondo, ...) y un sinfin de valores más:

Cabeceras y pies de página

    Dispones de las opciones Encabezamiento y Pie de página, del menú Formato - Página... para reflejar en cada página de tus documentos algunos datos fijos; por ejemplo, el nombre de la empresa u organismo, el tema que trata, la dirección y teléfono, el número de página, la fecha, etc.

    Selecciona con una cruz, en la ventana de diálogo correspondiente, la opción Activar encabezamiento en el primer caso, y Activar pie de página en el segundo. Observa que puedes actuar sobre la Altura (tamaño del cuadro) y el Espacio (separación de éste respecto al texto del documento). También puedes definir la distancia de los márgenes derecho e izquierdo.

Salto de página

    Si tienes que forzar que el texto continúe en la página siguiente, es hora de insertar un Salto de página en tu documento. Lo tienes en el menú Insertar - Salto manual... Aparecerá el cuadro de diálogo para elegir la opción correcta:

Impresión del documento

    Para obtener un documento por la impresora puedes hacer click en el icono , que está en la barra de funciones. También puedes usar la orden Imprimir... que hay en el menú Archivo.

 

Acostúmbrate a usar la opción Vista preliminar / Impresión de Página , que está en el menú Archivo antes de imprimir un documento. Con esta orden te evitas tener que sacar por impresora las pruebas, porque el programa te muestra las páginas tal y como serán impresas. Úsala hasta que te parezca que el documento cumple los requisitos que deseas.